Digitalizacja dokumentów urzędowych
Od 2847 PLN / miesięcznie
Kompleksowy proces konwersji dokumentacji papierowej na formaty elektroniczne obejmuje skanowanie w rozdzielczości dostosowanej do wymogów archiwalnych, automatyczne rozpoznawanie tekstu (OCR) oraz indeksowanie metadanych zgodnie ze standardami administracji publicznej.
Zakres usługi
- Skanowanie dokumentów w formacie PDF/A dla długoterminowej archiwizacji
- Rozpoznawanie tekstu w językach polskim, angielskim oraz innych na zamówienie
- Walidacja jakości skanów z automatycznym wykrywaniem defektów
- Tworzenie struktury folderowej odzwierciedlającej klasyfikację dokumentów
- Eksport metadanych do systemów EZD lub DMS
Usługa jest realizowana w trybie stacjonarnym w siedzibie klienta lub w naszym certyfikowanym centrum digitalizacji, w zależności od wrażliwości dokumentacji i wymagań bezpieczeństwa.
Elektroniczny obieg dokumentów
Od 4263 PLN / miesięcznie
Wdrożenie systemu workflow pozwalającego na elektroniczne prowadzenie procesów akceptacyjnych, weryfikacji oraz rejestracji dokumentów. System integruje się z istniejącymi bazami danych i może funkcjonować jako moduł rozszerzający platformy ERP lub jako samodzielne rozwiązanie.
Funkcjonalności systemu
- Definiowanie schematów akceptacji z wielopoziomową strukturą uprawnień
- Automatyczne przypisywanie zadań na podstawie reguł biznesowych
- Powiadomienia email oraz w przeglądarce o dokumentach oczekujących
- Logi audytowe rejestrujące historię operacji na dokumentach
- Moduł raportowania z możliwością eksportu do Excel i CSV
Implementacja obejmuje analizę obecnych procesów, dostosowanie systemu do specyfiki organizacji oraz szkolenie użytkowników końcowych i administratorów.
Archiwizacja cyfrowa długoterminowa
Od 1926 PLN / miesięcznie
Bezpieczne przechowywanie dokumentów elektronicznych w archiwum spełniającym wymogi kategorii A i B przepisów archiwalnych. Infrastruktura oparta jest na redundantnych centrach danych zlokalizowanych na terenie Polski, z automatycznym monitoringiem integralności plików oraz systemem kopii zapasowych.
Charakterystyka infrastruktury
- Geograficzna redundancja z replikacją w czasie rzeczywistym
- Automatyczna kontrola sum kontrolnych dla wykrywania zmian w plikach
- Szyfrowanie danych w spoczynku oraz podczas transmisji
- Mechanizmy migracji formatów zapewniające długoterminową czytelność
- Zgodność z wymogami retencji określonymi przez Naczelną Dyrekcję Archiwów Państwowych
Cennik jest kalkulowany na podstawie wolumenu przechowywanych danych oraz poziomu SLA określającego czas dostępu do archiwizowanych dokumentów.
Wdrożenie podpisu elektronicznego
Od 3582 PLN / miesięcznie
Implementacja infrastruktury kwalifikowanego podpisu elektronicznego zgodnego z rozporządzeniem eIDAS, umożliwiającej podpisywanie dokumentów z zachowaniem mocy prawnej równoważnej podpisowi własnoręcznemu. Rozwiązanie obejmuje integrację z zewnętrznymi dostawcami certyfikatów oraz mechanizmy weryfikacji ważności podpisów.
Komponenty systemu
- Moduł integracji z kwalifikowanymi dostawcami usług zaufania
- Automatyczna weryfikacja statusu certyfikatów z wykorzystaniem OCSP i CRL
- Interfejs API dla integracji z aplikacjami zewnętrznymi
- Archiwizacja dokumentów podpisanych wraz z danymi czasowymi
- Wsparcie dla masowego podpisywania dokumentów w procesach batch
Wdrożenie jest uzupełnione szkoleniem z zakresu zasad stosowania podpisów oraz procedur bezpieczeństwa kluczy prywatnych.
Konsultacje w zakresie e-dokumentacji
Od 5194 PLN / projekt
Audyt obecnych procesów dokumentowych, identyfikacja wąskich gardeł oraz projektowanie docelowej architektury systemu zarządzania dokumentacją elektroniczną. Konsultacje obejmują również przegląd zgodności z obowiązującymi przepisami oraz rekomendacje dotyczące optymalizacji kosztów operacyjnych.
Etapy współpracy
- Analiza obecnego obiegu dokumentów i identyfikacja procesów krytycznych
- Mapowanie wymagań funkcjonalnych i niefunkcjonalnych
- Projektowanie architektury docelowej z uwzględnieniem integracji systemowych
- Przygotowanie harmonogramu wdrożenia z określeniem zasobów
- Szkolenie administratorów z obsługi systemów oraz procedur bezpieczeństwa
Wynikiem projektu konsultacyjnego jest kompleksowa dokumentacja techniczna oraz plan wdrożenia, który może być realizowany wewnętrznie lub z naszym wsparciem.